Eu acho que é seguro dizer que quase todos que tiveram que usar o e-mail no trabalho usaram o Microsoft Outlook . Eu era uma das muitas pessoas que aprendeu o suficiente para sobreviver, e nunca pensei nisso como algo além de um programa de e-mail que também pudesse imprimir calendários. Meu chefe sabia menos sobre o Microsoft Outlook do que eu, então eu sempre imprimia os calendários do departamento para ela. Então, imagine minha surpresa quando vi o título deste livro! Usando o Microsoft Outlook para gerenciamento de tempo e organização? Isso eu tinha que ver. Poderia ser usado dessa forma até por pessoas com habilidades básicas? Eu estava muito ansioso para descobrir.
NOTA: vou me referir ao livro como Gestão Eficaz do Tempo a partir de agora - ocupando assim menos tempo e você.
Nenhuma especialização necessária
A introdução foi muito reconfortante. Sim, este livro é para pessoas com habilidades básicas do Microsoft Outlook . Os autores pedem que o leitor entenda o básico, já que este não é um tipo de livro "como usar o Microsoft Outlook a partir de um quadrado" . A única parte do Microsoft Outlook que será explicada "desde o primeiro clique" é Tarefas, porque essa é a parte que a maioria das pessoas não usou ou não usou extensivamente. Os autores dizem que o livro é também para o experiente usuário do Microsoft Outlook, porque apresenta um sistema de organização e gerenciamento de tempo que é melhor e mais eficiente, e pode mostrar até mesmo o usuário mais experiente como obter ainda mais do software. Com esse tipo de introdução, eu estava ansioso para ler mais.
Cada capítulo começa com uma visão geral de como os problemas começam, seguido por uma seção chamada "Vamos começar e mudar isso!" e termina com uma seção "Você tenta" que resume o que o capítulo ensinou e dá ao leitor uma visita guiada ao que precisa ser feito. Uma das melhores coisas do livro é que ele não está vinculado a uma versão específica. Há instruções aqui para o Microsoft Outlook 2003, 2007 e 2010, para que ninguém seja excluído.
Não se afogando em email
Eu gosto da imagem do "flood de email" que o livro quer impedir que todos nós nos afogemos. Para muitas pessoas, é a única maneira de descrevê-lo. Já vi pessoas falarem sobre centenas ou milhares de e-mails ainda em suas caixas de entrada e mais vazamentos o tempo todo. Não há como alguém ler todo esse email - o que eles precisam é de uma maneira sólida e eficaz de lidar com o que já está lá, e evitar que ele se acumule novamente. E, é claro, se alguém começar com uma "inundação" de e-mails, a situação sob controle não acontecerá em um instante. Tem que haver um plano passo a passo. É exatamente isso que a Gestão Efetiva do Tempo estabelece. Os autores identificam as principais causas do problema (como se distrair, clicar em "Responder a todos" e não ter um sistema para lidar com as mensagens recebidas) e, em seguida, levar o leitor pelas etapas necessárias para entender o que já está lá e definir um sistema para que isso não aconteça novamente. Eu realmente acho que qualquer um que tenha tempo para ler esta seção e seguir o conselho dos autores (e, o mais importante, ficar com o sistema deles) vai achar que funciona. Eles são honestos sobre o quanto o leitor terá que mudar seu próprio comportamento para colocar as coisas em ordem e por que é essencial fazer essas mudanças. Cada etapa necessária (como desativar as notificações, reservar blocos de tempo para lidar com emails e deixá-los completamente sozinhos em todos os outros momentos, e criar lembretes, tarefas e compromissos diretamente do email recebido) é descrita em detalhes para cada versão do Microsoft Outlook . Eles falam sobre criar seu próprio conjunto de pastas e sinalizar mensagens importantes para que você não as ignore, o que é algo que eu gostaria de saber quando estava usando o Microsoft Outlook no trabalho. Existem instruções detalhadas para configurar regras para que as mensagens sejam classificadas automaticamente nas pastas apropriadas. Isso, mais do que qualquer outra coisa, pode ajudar a domar a desordem da caixa de entrada e manter as pessoas concentradas no que é realmente importante.
Mantendo suas prioridades em linha reta
A seção sobre o uso de Tarefas para definir prioridades também chega ao ponto e usa o exemplo de um trabalhador fictício, perenemente desorganizado, para mostrar como se distrair pode ter sérias consequências. Em seguida, o leitor é levado por vários métodos para determinar quais tarefas são realmente importantes e quais devem ter precedência sobre outras. Isso é algo com que a maioria das pessoas tem problemas - descobrir o que é realmente importante e o que pode ser adiado, enquanto as tarefas de prioridade máxima são resolvidas. Os autores enfatizam a importância de escrever as coisas. Este é um conceito-chave em vários sistemas de gerenciamento de tempo bem conhecidos, e com razão. Hoje em dia, temos muito para nos lembrar, e nem Einstein conseguiu administrar tudo. Escrever as coisas é a chave. Os autores vão além do simples ato de escrever e explicam como e por que as pessoas devem ter planos escritos. Eles reconhecem que começar em planos escritos não é uma tarefa simples quando não se fez isso antes, e eles explicam porque é essencial para um bom gerenciamento do tempo. O Gerenciamento Efetivo do Tempo descreve um sistema simples para configurar compromissos e tarefas (e explica claramente a diferença entre os dois) e para configurar visualizações, filtros e categorias para garantir que você possa encontrar exatamente as informações necessárias de maneira rápida e eficiente.
Categorias, tarefas e tempo
Os primeiros capítulos do livro lidam principalmente com o que o Microsoft Outlook pode fazer em um local de trabalho. Começando com o capítulo "Como ganhar mais tempo para o que é essencial com um planejador de semana efetivo", os autores descrevem como o Microsoft Outlook pode ser usado para planejar o horário não comercial também. Eles realizam as etapas necessárias para configurar categorias e codificá-las em cores, se desejar, para ajudar a definir prioridades e manter as tarefas organizadas. Eles enfatizam a importância do planejamento semanal e de incluir tempo para assuntos pessoais, como exercícios e educação, como parte do plano geral. Pode parecer estranho, a princípio, colocar atividades pessoais, fora do trabalho, em um plano semanal do Microsoft Outlook no trabalho, mas os autores explicam claramente por que isso é realmente uma boa ideia, enfatizando a importância do equilíbrio na vida profissional e pessoal. Eles tomam nota do fato de que nem todos os locais de trabalho permitem o planejamento privado e nem todos têm acesso ao seu computador de trabalho de fora do escritório, e fornecem estratégias para lidar com isso. É claro que eles têm uma sólida compreensão não apenas do assunto, mas das realidades do local de trabalho.
Planejando na vida real
A história do trabalhador desorganizado ficcional continua no capítulo sobre o planejamento da vida real. A maioria das pessoas não sabe exatamente quanto tempo uma determinada tarefa levará, porque é uma tarefa muito rara. A viagem ao escritório também inclui tempo para chegar ao carro, estacionar o carro e caminhar até o local de trabalho, e muitas pessoas só pensam no tempo real de dirigir. As pessoas se distraem ou acontecem coisas que colocam o dia de trabalho normal em completa desordem. As pessoas fazem o que querem fazer e de alguma forma conseguem não fazer as coisas que não querem fazer (o que suja tudo para qualquer pessoa, dependendo do trabalho que está sendo feito). Nesta seção, os autores realmente dão uma boa olhada na natureza humana e mostram como um plano de dia eficaz pode fazer tudo funcionar de maneira muito mais suave. Manter o controle preciso do tempo necessário para cada tarefa é a chave aqui. Não há mais estimativas ou valores de referência - a quantidade real de tempo para cada tarefa, do início ao fim. Essencialmente, os autores querem que o leitor crie um banco de dados de tempo, de modo que, em vez de apenas adivinhar ou improvisar, o leitor pode procurar a quantidade real de tempo para qualquer tarefa e planejar adequadamente. Eles também pedem ao leitor que avalie suas próprias "Horas de Produtividade", aquelas horas do dia em que as pessoas funcionam melhor e suas próprias "Horas de Interrupção", aquelas horas do dia em que é mais provável que sejam interrompidas. Em seguida, eles estabelecem um plano para programar blocos de tempo livre de interrupções durante as horas de pico de produtividade e reconhecem que isso não acontecerá da noite para o dia, pois, por definição, outras pessoas precisam ser treinadas para não interrompê-lo enquanto você estiver trabalhando. E eles enfatizam a importância de construir um "tempo de buffer", de modo que, se as coisas demorarem mais do que o esperado, o resto do dia não será totalmente interrompido.
Encontro, reunião, quem tem a reunião?
As reuniões parecem ser um fato da vida nos negócios, e podem ser enormes desperdícios de tempo e assassinos de produtividade. O Gerenciamento Atempado do Tempo reconhece isso e explica detalhadamente como configurar reuniões pelo Microsoft Outlook e coordenar os horários das reuniões com outras pessoas. Seu conselho mais valioso, porém, pode ser resumido na declaração "As melhores reuniões são aquelas que não acontecem". As reuniões afastam as pessoas de seus trabalhos, interrompem o fluxo de trabalho, confiam demais em todos para que possam aparecer e serem capazes de participar de maneira significativa e, na verdade, custam dinheiro à empresa porque as pessoas estão em reuniões, em vez de fazer seu trabalho. Assim, depois de explicar como configurar solicitações de reunião, os autores sugerem que as reuniões sejam agendadas apenas raramente e que outros meios de comunicação (como o Windows Live Meeting ou chamadas em conferência) sejam usados o máximo possível. Se as reuniões são necessárias, existe um plano para fazê-las funcionar com mais fluidez e produzir melhores resultados. Isso abrange todas as bases e deve aumentar a produtividade de todos e desperdiçar o mínimo de tempo. Seria um excelente recurso para qualquer local de trabalho.
Menos papel, mais produtividade
Muitas pessoas ainda preferem manter suas informações no papel (devo admitir ser uma dessas pessoas). Mas o papel é fácil de perder e o arquivo incorreto, e depois de um tempo, a enorme massa de papel torna-se tão pesada que pode muito bem ser enviada para o triturador. O Gerenciamento Efetivo do Tempo estabelece um método para tomar notas efetivas e controlar os arquivos eletrônicos de maneira eficiente. Os autores sugerem que o leitor use o Microsoft OneNote, mas reconheça que ele não está incluído em muitas versões do Microsoft Office (especialmente as edições antigas) e tem que ser adquirido separadamente, o que muitas pessoas não podem pagar. Gostaria que os autores tivessem oferecido algumas sugestões de alternativas ao Microsoft OneNote, já que é claramente um programa muito útil e pode integrar-se efetivamente ao Microsoft Outlook . Gerenciamento de tempo eficaz orienta o leitor usando o Microsoft OneNote para fazer anotações, fazer planos, configurar calendários e configurar um sistema estruturado e organizado para controlar tudo. Ele mostra claramente as vantagens de usar notas e arquivos eletrônicos em vez de papel. Devo admitir que comecei a pensar de forma diferente sobre todas as minhas pastas cheias de anotações e impressões depois de ler este capítulo, e vou começar a procurar o Microsoft OneNote ou outro programa semelhante para me ajudar a controlar as coisas com mais eficiência.
Resumindo tudo
Gerenciamento de tempo eficaz fecha com um capítulo curto chamado "Como realmente beneficiar deste livro" que coloca todos os capítulos anteriores em perspectiva e explica as melhores maneiras de começar a usar o Microsoft Outlook eo Microsoft OneNote para se organizar em sua vida profissional e pessoal. Os autores deixam claro que não esperam que a organização aconteça da noite para o dia e não esperam que isso aconteça sem a determinação do leitor em fazê-lo funcionar. Mas eles também explicam por que vale a pena o tempo e o esforço para seguir o plano deles. Mesmo se não usar o Microsoft Outlook, esse plano pode funcionar. Existem outros programas que oferecem muito os mesmos recursos, talvez não em um pacote tão conveniente, mas utilizável, no entanto. Eu entendo que o foco do livro está no Microsoft Outlook e no Microsoft OneNote, mas acho que seria útil para os autores sugerirem alguns outros programas que poderiam ser usados para seguir o mesmo sistema, mesmo sem uma cópia completa do Microsoft Office disponível. . Isso é apenas uma pequena sugestão, e tenho certeza de que qualquer um que esteja interessado em seguir este sistema pode fazê-lo funcionar com qualquer software que tenha à mão.
Produto avaliado em 4/5Veredito
Gestão eficaz do tempo é realmente para todos. Todos podemos nos beneficiar de encontrar equilíbrio em nossas vidas profissionais e pessoais, de usar nosso tempo com mais eficiência e de fazer o melhor uso das ferramentas que temos à mão. Até mesmo as pessoas que têm certeza de que tudo está sob controle podem encontrar sugestões úteis aqui. Os autores entendem claramente tanto o software quanto a natureza humana e adotam uma abordagem passo a passo e explicam por que o que eles estão descrevendo funcionará. Estou feliz por ter tido a oportunidade de rever este livro, porque agora posso começar a colocar em prática o seu plano para que o meu próprio tempo seja gerido de forma mais eficaz.
